Speciaal voor boekhouders en accountants: Leer je klant tanden poetsen

Ik heb een vraag aan je. Het is een vraag die ik ook altijd stel op mijn Profit First lezingen:
“Poets je iedere dag je tanden?”
“Natuurlijk,” denk je nu waarschijnlijk. “Logisch.”
Vraag twee: “Vind je het bijzonder leuk om je tanden te poetsen?”
Als je een beetje lijkt op het publiek wat ik bij mijn lezingen heb, is de kans 95% dat je zegt:
“Nee, ik vind het niet super leuk mijn tanden te poetsen.”
Een deel van de mensen vindt tanden poetsen wel super leuk. Dat vind ik best grappig, maar daar gaat dit artikel niet over 😉 Het gaat even over die 95% van de mensen die wél iedere dag zijn tanden poetst, terwijl hij daar niet persé heel veel zin in heeft.

Het is een boeiend fenomeen, want waarom doen we iets, terwijl we er niet zoveel zin in hebben? Daar zijn ten minste twee belangrijke redenen voor:

1. Het is een gewoonte

Van kind af aan krijgen we het met de paplepel ingegoten. Je poetst je tanden twee keer per dag twee minuten per keer. Zo eenvoudig is het.

2. De gevolgen van het stoppen met deze gewoonte zijn desastreus

Als je maar eens per jaar of eens per kwartaal je tanden poetst, dan zit je zo aan wortelkanaalbehandelingen of zelfs een kunstgebit. En daar zit niemand op te wachten.

Vanwaar nu deze verhandeling over tanden poetsen vraag je je wellicht af? Nou, stel je eens voor hoe het zou zijn, als jouw klanten hun boekhouding zouden voeren zoals ze hun tanden poetsen. Op dagelijkse basis dus. In een minuut per dag. Omdat het een gewoonte is, en ze zich nooit af te hoeven vragen of ze er wel zin in hebben.

Stel je eens voor:

• Je klant scant zijn bonnen dagelijks met zijn boekhoud-app. Nooit meer achter bonnen aanjagen!
• Je klant stuurt digitale facturen direct door naar zijn online boekhoudpakket. Nooit meer achter facturen aanjagen!

Hoe heerlijk zou dat zijn? Hoeveel tijd zou jou dat opleveren? En hoeveel geld zou dat besparen? En belangrijker misschien nog wel; hoeveel ergernissen zou je dat besparen? En: Hoeveel beter kun jij je klant helpen als zijn boekhouding up-to-date is! Hoeveel extra waarde kun je dan leveren! Dat dashboard, wat gewoon standaard in het boekhoudprogramma zit, bevat ineens waardevolle informatie. Je kunt je klant helpen winst te maken. Strategische beslissingen te nemen.

En denk eens aan de andere kant van het verhaal. Je klant heeft eigenlijk nooit zin in de boekhouding, en als jij belt, neemt hij misschien liever niet op. Wij, financials, vormen vaak een stressverhogende factor voor onze klanten. Geen fijne rol. Maar als de klant zijn boekhouding altijd bijwerkt, in 1 minuut per dag, dan ervaart hij minder stress bij zijn boekhouding en ontstaat er misschien wel ruimte om naar je adviezen te luisteren en ze ter harte te nemen!

Een utopie? Of zou het echt waarheid kunnen worden?

Vind je het een aantrekkelijk beeld? Dan is de volgende vraag: HOE?

Om dit te realiseren vereist dat een aantal randvoorwaarden op orde zijn:

1. Je werkt met een boekhoudprogramma in de cloud.  Een modern programma, waar je klant zijn facturen heen mailt en met een app waarmee hij zijn bonnen inscant.
2. Je hebt een heldere taakverdeling met de klant. Zodat jullie precies van elkaar weten wie wat wanneer doet.
3. Je moet je klant helpen met het zich eigen maken van deze nieuwe boekhoudgewoonte. Wat doe hij met de bon als hij iets in een winkel koopt? En wat als hij de factuur via de mail ontvangt? Hoe gaat hij met ouderwetse papieren facturen om? Het klinkt misschien allemaal logisch en voor de hand liggend – maar als je klant er tot nu toe een rommeltje van heeft gemaakt, bedenkt hij dit kennelijk niet zelf. Dikke kans dat bonnen en facturen hoog in zijn ‘geen zin’ zone zitten. Dus je moet hem echt begeleiden om de 1-minuut-per-dag-gewoonte aan te leren.

Is 1 minuut per dag genoeg?

Nee, niet helemaal. Naast die ene minuut per dag heeft je klant, als jij geen al te complex bedrijf heeft, ook nog een half uur per week nodig. In dat half uur betaalt hij de facturen, doet hij zijn Profit First acties (als hij met Profit First werkt), herinnert hij klanten die de rekening nog niet hebben betaald, stuurt hij zelf facturen uit en afhankelijk van jullie samenwerkingsafspraak is dit het moment waarop hij de ingestuurde bonnen en facturen categoriseert (verwerkt). Als jij dat voor hem doet, vervalt deze handeling.

Ook dit wekelijkse half uurtje zou een gewoonte moeten worden. Je klant moet niet de ruimte voelen om dit als maar uit te stellen, totdat de aanmaningen op de deurmat vallen. In aanvang krijg je wellicht met wat weerstand te maken, maar als je klant gewend raakt aan deze gewoonte, is hij je eeuwig dankbaar! Hij heeft ineens inzicht in hoe hij er voor staat; hij ligt nooit meer te piekeren over de achterstanden in de boekhouding, een grote energie-drain is niet meer!

Heb je behoefte aan concrete ideeën, tips en inspiratie om jouw bedrijf toekomstproof te maken?

Onderzoek dan eens of het worden van Profit First Professional iets voor jou is!