3 stappen om btw maanden ontspannen door te komen

April, en ook mei, zijn voor veel financials echt drukke maanden. En ‘druk’ is meestal niet eens het grootste probleem; het is de afhankelijkheid en de wispelturigheid van anderen (lees klanten) waar financials echt last van hebben.

Je kent ze vast:

• Klanten die om vijf voor twaalf op de laatste dag van de maand de stukken aanleveren, in de volle verwachting dat jij klaar zit om hun btw-aangifte op de valreep te versturen.
• Klanten die in de btw maand met een stapel werk komen aanzetten, werk waar jij al tijden op zit te wachten, waarvan ze verwachten dat je dat in de btw maand er ook nog even bij doet.
• Klanten die nergens op reageren, maar wel ineens van jou verwachten dat jij binnen 2 uur op hun vraag reageert.
  Hoe ga je daar nou mee om? Hoe zorg je nou dat je in de volgende btw maand gewoon nog rustig kunt ademhalen, tijd hebt voor je gezin, je sport of hobby’s? Met andere woorden, hoe blijf je ‘lekker ondernemen’ in drukke maanden?

Het goede nieuws: er is écht een oplossing.

Het iets minder goede nieuws: Het is geen easy en quick fix. Je moet aan de bak. En dat vraagt persoonlijk leiderschap. Ben jij bereid deze stappen te zetten, dan creëer je een ontspannen bedrijf.

Dit zijn de stappen:

Stap 1: Weet wat je wilt
En dan niet ongeveer, maar precies. Ga ervoor zitten en schrijf op hoe jij je bedrijf wilt draaien in de btw maand (überhaupt, maar nu even specifiek de btw maanden). Wanneer wil jij stukken van klanten, wanneer ga jij met de aangiften aan de slag, stuur je ze een reminder? Wat doe je als klanten te laat zijn?

Stap 2: Communiceer het proces met de klant
Zodra jij helder hebt hoe de btw maand eruit moet zien, giet je dit in een stap voor stap proces. Dit communiceer je met de klant. Zorg dat de klant precies weet wat je deadlines zijn, maar ook wat er gebeurt als je klant de bonnen niet tijdig heeft ingediend. Tip: Vaak is de omzet kant van de aangifte eerder compleet dan de kostenkant. Dit betekent dat je ‘veilig’ de aangifte kunt verzenden voordat deze compleet is. De fiscus komt tenslotte niets tekort. Je kunt dus prima tegen de klant zeggen: ‘Op werkdag x dienen wij de aangifte in. De facturen die er niet in zitten, nemen we in de aangifte van het volgende kwartaal mee.’ Je legt hiermee de verantwoordelijkheid bij de klant om stukken aan te leveren. Je maakt van zijn probleem niet jouw probleem.

Stap 3: Voer uit wat je gezegd hebt
Stap 1 en 2 waren nog wel te doen. Maar bij stap 3 komt het aan op zelfleiderschap. Want, geheid dat er een handvol klanten zich niet houdt aan je nieuwe deadlines. Natuurlijk herinner je je klant nog één keer vriendelijk. Ook hij moet wennen aan de scherpere deadlines. Maar, na één herinnering moet je je houden aan je woord: je moet de aangifte indienen ook al missen er nog bonnetjes. Niet om gemeen te doen naar de klant, maar om lief te zijn naar jezelf. Als jij met plezier je bedrijf wilt blijven runnen, kun je niet naar de pijpen van onwillige klanten blijven dansen. Je zult moeten uitvoeren wat je beloofd hebt. En geloof mij, als je ook stap 3 durft uit te voeren, creëer je binnen no time een bedrijf wat jouw leven dient, in plaats van dat jij je bedrijf dient. In nacht en ontij.

Bezwaren
‘Ja maar’, hoor ik je zeggen. Ja maar, dat kan ik niet maken. Ja maar, wat als klanten weglopen. Ja maar, wat zullen ze wel niet denken. En mijn beste antwoord is: ‘Ja maar, voor wie ben je liever, voor jezelf, of voor je klant?’. En mijn een na beste antwoord: ‘Hoe lang blijf je naar de pijpen van je klanten dansen? Dit probleem lost zichzelf niet op.’

Misschien vind je dit super spannend, en is het ver buiten je comfort zone. Dat kan ik me best voorstellen. Plan gerust een vrijblijvend gesprek met me in als je eens wilt doorpraten hoe jij hier stappen in kunt zetten. Dan sluit ik graag af met een geweldige uitspraak:

Hard choices, easy life

Easy choices, hard life
–

Jerzy Gregorek

Ik ben benieuwd welke keuze jij maakt.